Fuar Rehberi

GİRİŞ

---

Yurtiçinde bir fuara katılan firma veya ziyaretçi için çok fazla zorluk bulunmamaktadır. Çünkü, fuara katılırken aynı dili konuştuğunuz ve sizinle aynı kültüre sahip insanlarla temas halinde bulunursunuz. Ancak başka bir ülkede düzenlenen fuara katılmak veya ziyaret etmek çeşitli zorlukları içermektedir. Bu nedenle, yurt dışı fuarlara daha planlı ve uzun soluklu hazırlanmak gerekmektedir.
İyi işletmecilik ve pazarlama iletişim üstüne kurulmuştur. Fuarlar katılımcı firmalara ziyaretçiler arasındaki ilişkilerin kurulması üzerinde küresel anlamda önemli bir etkiye sahiptir. Web sitesiyle veya satış broşürüyle yüz yüze iletişim mümkün değildir. Her yıl dünya genelinde 30.000 fuar düzenlenmektedir. Bu fuarlar içinde sektörünüze uygun ve hedeflerinizi gerçekleştirebileceğiniz doğru fuarları tercih etmek oldukça önemlidir.
Fuarlar alacılara ve satıcılara çeşitli avantajlar sunmaktadır. alıcı açısından fuarların avantajı tek bir mekanda bir çok satıcıyla karşılaşma imkanının olmasıdır. Satıcı açısından ise yeni bir pazara ürün sunma fırsatı vermesidir.
Firmalar bireysel olarak veya diğer yerli firmalarla birlikte milli katılım yoluyla yurt dışı fuarlara katılabilmektedir. Yurt dışı milli fuarlara katılımı sağlayan çeşitli kurumlar vardır. Milli katılım firmalara maliyet ve etkinlik yönünden birçok avantaj sağlamaktadır. Firmalar ister bireysel ister milli katılım ile yurtdışı fuarlara katılsın veya ziyaret etsin dikkat edilmesi gereken çeşitli aşamalar bulunmaktadır. Zira fuar organizasyonu çok yönlü ve titizlik gerektiren bir süreçtir. Ayrıca ülkemizin ihracatını artırma yolunda fuarlar büyük önem taşımaktadır. Bu sebeple fuarlara başarılı bir şekilde hazırlanması ve amacına ulaşması gerekmektedir. Fuara katılımın bütün aşamalarını içeren bu yazımızda firmaların fuara katılımlarını kolaylaştırmayı ve belirledikleri hedeflere ulaşmalarını sağlamalarını amaçlamaktadır.

FUARLAR NEDEN İLETİŞİM KURMAYI KOLAYLAŞTIRIR?

---

Şirketler veya kurumlar dış pazarlardaki müşterileriyle temas kurarken birçok yol kullanırlar. Bunlara örnek olarak, posta, reklam, dergilerdeki yazılar, bireysel ziyaretler ve fuarlar verilebilir. Bunlardan hangi yolun seçileceği ise hedef pazarın özelliklerine ve firmanın bütçe durumuna göre değişmektedir.
Fuarların değişik şekilleri vardır. Ticaret fuarları, tüketici fuarları, bireysel fuarlar bunlar arasında sayılabilir. Fuar alanları firmaların mesajlarının doğrudan doğruya kişilere ulaşmasını sağlar. Kişisel temaslar kurmanıza ve ürünlerinizi veya hizmetlerinizi gösterme fırsatı bulmanıza yardımcı olur.
Ziyaretçilerin ve fuara katılan firmaların geldiği yerlere göre fuarlar yerel, bölgesel ve uluslar arası olarak tanımlanabilir.
Profesyonel anlamda fuarlar ilk defa 19. yüzyılın sonlarında Avrupa'da ortaya çıkmıştır. Bunun temel sebebi ise Avrupa'da o dönemde ortaya çıkan sanayi devrimidir. Ancak zamanla fuarlar alışverişin olduğu büyük pazarlarlardan ticaret ortaklarının bir araya geldiği ve hayati bilgi kaynaklarının bulunduğu mekanlara dönüşmüştür.
Fuarları diğer promosyon faaliyetlerinden ayıran bazı kendine has avantajları vardır. Fuarlarda yalnızca firmalar bulunmaz, fuarın başarısına katkıdan bulunan organizatörler, basın mensupları ve ziyaretçiler de bulunur.
Fuarlar katılımcı firmaların iletmek istedikleri mesajlar için ve ziyaretçilerin ise kendi potansiyel pazarlarına sunabilecekleri yenilikçi ürünleri bulabilmeleri konusunda etkili faaliyetlerdir. İnsanlar beş duyularını kullandıkları için onlarla bir araya gelmek ve karşılıklı konuşma, hızlı bir geri dönüş sağlar.
Ticaret fuarlarının avantajları şunlardır:

• Arz ve talebin karşılaştığı yerdir.
• Yeni bilgilerin ziyaretçiler ile kolayca paylaşılabildiği ortamlardır.
• İlgili alıcılara çabuk cevap verilebilme olanağı vardır.
• Ürünün üzerinde gerekli düzeltmeler yapabilme imkanı verir.
• Yeni müşteriler ve yeni firmalarla tanışma imkanı sağlar.

Bütün ihracatçı firmalar yeni ülkeler girmek, yurt dışında pazar payını artırmak için fuarlara katılırlar. Fuarlara katılımın başarısı yapılan doğrudan satış rakamlarıyla ölçülmektedir. Bir firma fuara ilk defa katılıyorsa yaptığı iş görüşmeleri, pazar hakkında bildi toplaması ve ihtiyaçların ve taleplerin incelenmesi de fuarların faydaları arasındadır.
Fuarlar her zaman için dış pazarlara açılmada en etkili yol değildir. Firmanın az müşterisi varsa ve temel ham madde ihracatı yapıyorsa, şahsi ziyaret yapması daha etkili olur, aynı amanda maliyet avantajı da sağlar.

FUARA KATILMAYA NASIL KARAR VERİLİR?

---

Fuar organizatörleri tarafında bir fuara davet edilebilirsiniz. Ancak, önceliklerinizi ön planda tutup, fuara katılmanın amaçlarınıza ulaşmada ne kadar etkili olacağından emin olmanız gerekmektedir. Hedef alanın pazardaki talep düzeyi araştırılmalı ve buradan bilgi toplanmalıdır. Pazara girişte ticari engellerin varlığı öğrenilmelidir.
Pazarın büyüklüğü ve yayıldığı alana bakılmalıdır. Ulaşım olanakları ve ticari kanallar incelenmelidir. Ayrıca, sizin firmanızın sunduklarının rakiplerinizinkinden farklı kılan unsurları belirleyerek üstünlüklerinizi ortaya koymalısınız. Eğer, sunduğunuz ürünler pazar standartlarının altındaysa, teknik olarak düşük kalitedeyse, çok pahalıysa veya ürününüz hakkındaki bilgi az ise satılarda düşüklüğe ve zarara neden olabilir. Unutulmamalıdır ki; tanıtımınız yalnızca ürünlerinize yönelik değildir. Fuarlar aynı zamanda kişisel firmalar olarak firma sahiplerinin, şirketin ve ülkenin tanıtımıdır.

DOĞRU FUARI SEÇMEK

---

Büyük ihtimalle en önemli yönetim kararı doğru fuarı seçmektir. Eğer fuar etkinliğinde yeteri kadar insanı etkileyemezseniz, ziyaret ettiğiniz fuar aradığınız ürünleri kapsamıyorsa ve istediğiniz sayıda insana ulaşamazsanız, yatırdığınız ve harcadığınız para boşa gidecektir. Bu nedenle, fuara katılmanın maliyet yönünden en avantajlı yol olup olmadığına bakmak ve diğer alternatifleri de göz önünde bulundurmak gerekir.
Fuar seçimi öncelikle fuar takvimini incelemekle başlar. Ayrıca ülkemizde fuar düzenleyen kuruluşlardan ve yurt dışındaki ticari temsilciliklerden fuarın özellikleri hakkında bilgi alınabilir. Diğer taraftan, katılmak veya ziyaret etmek istediğiniz fuarla ilgili bu fuarın daha önceki katılımcılarından ve ziyaretçilerine ulaşarak onların deneyimlerinden faydalanabilirsiniz. Fuarı düzenleyen şirket aslında birinci bilgi kaynağıdır. Organizatör şirketten bir önceki fuarın broşürleri ve katılımcı firmaların listesinin bulunduğu katalog talep edilebilir. En iyi yollardan bir tanesi de fuarı ziyaret ederek bilgi toplamanızdır. Fuarla ilgili aşağıdaki konularla ilgili bilgi edinilmesinde fayda vardır.

• Fuarın ismi, düzenlendiği ülke ve şehri
• Düzenlendiği zaman ve periyot (Başka fuarların çakışmamasına dikkat etmek gerekir)
• Sergilenecek ürünler
• Fuarı destekleyen yerel sponsorlar
• Fuardaki sektörler
• Ziyaretçilerin profili, eğilimleri ve sayısı
• Fuara katılan firmaların profili ve sayısı
• Uluslar arası katılımcıların ve ziyaretçilerin sayısı
• Brüt ve net stant alanı
• Alanın maaliyeti
• Konaklama ile ilgili bilgiler
• Ziyaretçi promosyon kampanyaları
• Fuarda yer alacak sektör dergilerin listesi
• Fuarın düzenlendiği binanın teknolojik alt yapısı
• Fuara ulaşım yollarının durumu

PLANLAMA BAŞARININ ANAHTARIDIR

---

Planlama yapılırken, birçok beklenmeyen sorun ortaya çıkar. Çünkü alışkın olmadığınız bir süreçle ilgilenip bir çok insanla temas kurmanız gerekir. Fuarlarda başarılı olmak için planlama sürecinde aşağıdaki önerilere uymak faydalı olacaktır.

• Hazırlığa erken başlamak gerekir
• Bütçe hazırlanmalıdır
• Fuarlara ilgilenecek bir kişi belirlemek gerekir
• Zaman planlaması yapılmalı ve bu plana günü gününe uyulmalıdır
• Hedeflere bağlı kalınmalıdır

Aşağıdaki planlama aşamalarını oluşturun :
FUAR KATILIMCILARI:

• Fuarda alan talep edilmesi
• Stand istenmesi
• Katalog girişinin yapılması
• Davet edeceğiniz kişilerin posta ve e mail yoluyla çağırılması
• Stand kurulması
• Fuara Katılım

FUAR ZİYARETÇİLERİ

• Katılmak istediğiniz fuar ile ilgili bilgi toplanması
• Fuara ulaşımı ve konaklama için araştırma yapılması
• Fuar için özel ve devlet teşviklerinin araştırılması ve gerekli başvuruların yapılması
• Gideceğiniz ülke vize gerektiriyorsa gerekli işlemlerin zamanında yapılması
• Fuar ziyaretinizde zamanınızın planlı olarak kullanılması
• Fuarda tanışılan firmaların notlarının düzgün alınması
• İmkan varsa fuardan sonra firma ziyaretleri

Tanıtım ve promosyon faaliyetlerinizde en önemli zamanı hemen fuar öncesidir. Çünkü fuardan önce bu faaliyetler kısa zamanda hedefine ulaşır. Ayrıca, fuarda tanıtacağınız ürünlerin taşınmasının da düzenlenmesi gerekir. Fuarın zamanı uzak gibi görülse zaman sınırlıdır.
Fuarlara hazırlık aşamasında bazı tuzaklar bulunur. Bunlar aşağıda sıralanmıştır.

• Stand alanının geç talep edilmesi
• Fuara geç katılmak
• Proforma faturalarındaki uygunsuzluklar
• Paketleme malzemelerinin kalitesiz oluşu
• Fuar sonunda paketleme malzemelerinin tekrar kullanılabilir olmaması
• Ürünlerin konulduğu paketlerin yanlış işaretlenmesi
• Standınızda grafiklerin bulunmaması
• Vize alınamaması
• Seyahat acenteleriyle geç bağlantı kurmak
• Tamamen dolmuş olan otelleri rezerve etmeye çalışmak
• Firma bilgilerinin fuar katalogunda bulunmaması

MALİYETLERİN BÜTÇELEŞTİRİLMESİ

---

Stantları inşa eden yüklenici firmadan fiyatlama formu talep edin. Detaylar organizatör şirketin broşüründe bulanabilir. Ayrıca su, klima, telefon, stand temizliği, mutfak malzemesi gibi ürünler katılımcılar için hazırlanan formlarda bulunabilir. Ziyaretçiler için ulaşım masrafları, uçak veya otobüs biletleri, konaklama yapılacak oteller, vize başvuruları ve masrafları, fuar ve otel arasındaki transferleriniz, fuar giriş kartı varsa acenteler tarafında düzenlenen turların incelenmesi ve en avantajlı seçeneği tercih etmek.

Standın dekorasyonu ve ürünlerin daha iyi bir şekilde yerleştirilmesi için stand dekoratör şirketinden profesyonel yardım isteyebilirsiniz. Nakliyeci firmalardan fiyat talep etmek de gerekmektedir. Zorluklardan ve anlaşmazlıklardan kaçınmak için yalnızca bir nakliyeci firmaya tüm yükleme, taşıma ve fuarın düzenlendiği ülkeden malların tekrar taşınması yükümlülüğünü verin. Ayrıca sigorta şirketinizden ve seyahat acentenizden fiyat teklifi alınız. Fuar öncesinde yiyecek ve içecelerle ilgili fuardaki yemek firmasıyla bağlantıya geçilmelidir. Fuar idaresince hazırlanan talep formları yoluyla hostes, tercüman ve güvenlik talep edilebilir.

FUARDA ÇALIŞACAK PERSONEL SEÇİLMESİ

---

Göz önünde bulunduracağınız en önemli nokta firmanız için hevesli çalışacak insanların seçilmesidir. Çok dil bilen personeliniz varsa bu sizin için önemli avantajdır. Eğer büyük bir stand sahibiyseniz, standınızda birçok çalışanın bulunması gerekir. Büyük stantlarda, yöneticiler, satış ve pazarlama uzmanları, teknik destek elemanları ziyaretçiler ve müşterilere ilişkilerde hayati rol oynar. Her fuar öncesi stant da yer alacak görevlilerle fuarın düzenleneceği alanda, yakın bir konferans salonunda veya kaldığınız otelde toplantı yapmak fuarda etkinliği artırır. Stand alanında çalışacak bütün görevlilerin bu toplantıda yer alması gerekir. Toplantıda yapılması gerekenleri şöyle sıralayabiliriz.

• Tercümanlar da dahil toplantıya herkesi çağırın
• Standı tekrar görüp, grafikleri ve yapısını kontrol edin
• Pazarlama planını tekrar gözden geçirin
• Ekibinizde bulunan her bir kişinin hedeflerini gözden geçirin
• Standa gösterilecek ve sergilenecek ürünleri gözden geçirin
• Firmanın mevcut müşterilerinin fuarda nasıl karşılanacağını belirleyin
• Personelin zaman çizelgesini hazırlayın

Eğer bütçeniz daha az çalışana imkan veriyorsa, teknik destek bölümüyle bilgisayar ve telefon bağlantısı sağlanarak ziyaretçilerin sorularına anında cevap vermeye çalışın.
Stand görevlilerinin görünüşü büyük önem arz etmektedir. Görünüm fuar alanında imajınızın ayrılmaz bir parçasını oluşturmaktadır. Fuarın yapıldığı ülkenin dilini konuşmak personel için gereklidir. Ayrıca tercüman veya öğrencilerin stand alanında yer alması olumlu bir görünüm yaratmaktadır.
Sonuç olarak, fuardaki stand görevlileri birlikte iyi çalışabilmeli, ürünleriniz hakkında yeterli bilgiye sahip olmalı ve ziyaretçilere yardımcı olmak için elinden geleni yapmalıdırlar.
Stand görevlilerinin dikkatli ve titiz bir şekilde seçilmesi gerekir. Ayrıca şu soruların cevabını iyi bilmeleri gerekir: "Neden fuara katılıyoruz, insanlara ne sunuyoruz, fuardan beklentimiz nedir?" . Stand görevlilerinin eğitimi profesyonel imaj açısından önem arz eder. Konuşmadan çok satmaya yönelmeli, çok şey yapmaya çalışılmalı, müşteri ihtiyaçlarını anlamalı, çok fazla zaman harcanmamalı, ziyaretçilerle etkileşimi olumlu bir sonuçla noktalandırmayı bilmelidir. Stand alanında çok fazla firma temsilcisi olmamalıdır. Stand görevlileri önceden belirlenmiş zaman dışında stand alanını terk etmelidir.

UYGUN BİR STANDIN GARANTİ EDİLMESİ

---

Fuar organizatörü, talebiniz üzerine, fuar alanında standınızla ilgili tercihlerinizi ve stand boyutunu belirteceğiniz formu gönderir. Hava şartlarına ve ürününüzün niteliklerine bağlı olarak fuar idaresi daha uygun fiyata açık bölümde yer ayırabilir. Öncelikle başvuru formu fax yoluyla gönderilir daha sonra formun aslı kurye veya mail ile ulaştırılır. Fuar idaresi tamamlanmış başvuru formunu aldıktan sonra kat planı, stand numarası ve katılımcı el kitabı gönderir.
Fuar idaresi yerleşimi ve stand şeklkini değişik ürün gruplarına uygun olarak yapar. Eğer farklı istekleriniz varsa bunu başvuru formunda belirtmeniz faydalı olacaktır. Aynı fuarda daha önce yer almış katılımcılar stand yerleşimi açısından öncelikli haklara sahiptir. Başvuruda geç kalan firmalar yer seçimi konusunda fazla bir şansa sahip değildirler. Bu nedenle kalan yerlerle yetinmek zorundadırlar. 5 ana stand şekli vardır. Bunların bazı avantaj ve dezavantajları vardır.

• Koridor Standı: Sadece bir açık tarafı vardır. En düşük maliyete sahiptir ve çok fazla duvar alanı vardır.
• Köşe Stand: İki yöne açık olduğu için avantajlıdır.
• Ara Stand: Standın iki zıt tarafı farklı koridorlara açılmaktadır. Kullanılabilecek duvar alanı fazladır.
• L Stand: İki farklı yöne cephesi vardır. Uzaktan görülebilmektedir.
• Baş Stand: Üç açık yanı vardır. mükemmel bir açıklık sunar ayrıca ziyaretçilerin rahatça gezmelerine imkan sunar.
• Ada Stand: Bütün yanları açıktır. Grup sergiler için uygun olup firmalar dört yanı kullanılabilir.

STAND DİZAYNI VE ÜRÜNLERİN SERGİLENİŞ BİÇİMİ VERMEK İSTEDİĞİNİZ MESAJI DESTEKLER

---

Bazı konularda, firmalar stand inşası konusunda tercihe sahip değildirler. Bu tip fuarlarda stantlar hazır olarak sunulur. Ancak, firmalar fuar idaresinin verdiği çeşitli kıstaslar dahilinde kendi isteklerine göre stand kurulumu yapılabilir.
Stand kurulumunda iki tane seçenek vardır; bireysel olarak tasarlanan stantlar ve fuar idaresince verilen hazır stantlar. Hazır stand, yan ve arka duvarlar kilitlenebilir depo, firma isminin yer aldığı tabela, yüzey kaplaması, masa, sandalye, ışıklandırma ve elektrik prizlerinden oluşur. Ek malzemeler fuar idaresince hazırlanan formlar vasıtasıyla talep edilir. Standard olarak sunular bu stantlar para ve zaman tasarrufu sağlar. Özellikle ilk defa katılanlar ve fuar için düşük bütçe ayıranlara uygundur.
Fuar idaresi karmaşıktan basite birçok stand alternatifleri sunabilmektedir. Hazır stantlar prefabrik yapılmaktadır. Metal çıtalar ve plastikten yapılmış duvarlar kullanılır. Eğer dizayn ve imaja önem veriyorsanız, standı kendi isteklerinize uygun yaptırabilirsiniz. Su, elektrik, telefon ve faks donanımları gibi ek malzemeler fuar idaresince hazırlanan formlar aracılığı ile istenilebilir. Ayrıca fuar katalogunda yazılacak olan firma isim ve ürünler için ayrı bir form kullanılmaktadır. Ancak fuarı düzenleyen organizatörler özellikle bu formların yanlış ve eksik doldurulduğundan şikayet etmektedirler. Bu nedenle yanlış anlaşılmalara imkan vermeden formlar bilgisayar veya daktilo ile doldurulmalı ve süre bitmeden önce imzalanıp kaşelenip fuar idaresine gönderilmelidir.
Stantların başlıca işlevleri şunlardır;

• Dikkat çekmek ve iyi bir izlenim yaratmak
• Farklı ve açık bir yolla iletişim kurar
• Çekici ve davetkar yönü vardır
• Firmalar ile katılımcıların buluştuğu mekandır

Unutulmaması gereken diğer bir nokta ise büyük ve ihtişamlı bir stand her zaman başarılı olmayabilir. 12 m² olup çok başarılı olan stantlar olmuştur. Önemli olan vermek istediğiniz mesajın karşı tarafa ulaşmasıdır.
Standın depolama, reklam broşürleri, kahve makinesi v.s. için yeterli bir alana sahip olması gerekmektedir. Şirket isminizin iyi bir şekilde gösterilmesi ve ışıklandırılmanın en önemli ürünlerinizin üstünde yoğunlaşması daha faydalı olacaktır.
İş görüşmeleri için ayrılan bölüm standın diğer kısımlarından tamamen olmamalıdır. Toplantı bölümü yarım panellerle veya camla ayrılabilir. Böylece alandaki ferahlık da azaltılmamış olur.
Milli bir hava yaratmadan önce şirketin ticari imajını ön plana çıkartmak daha uygundur. Eğer ülkemiz belli bir alanda çok iyiyse, bunu özellikle muhtemel alıcılara vurgulamak gerekir.
Görsel ve işitsel tanıtımlar iş görüşmelerini bozucu nitelikte olmamalıdır. Tanıtımları izleyen ziyaretçilerin diğerlerini rahatsız etmemesine dikkat etmelidir. İş atmosferiyle zıt ve gürültülü müzik kullanılmamalıdır.

STANDINIZIN GİYDİRİLMESİNDE YARATICILIK

---

Bir ziyaretçi bir standı ziyaret ederken rastgele bir seçim yapmış olabilir. Önemli olan nokta ise, bir ziyaretçiyi belirgin bir standa çeken temel sebepler nelerdir sorusunu cevaplamaktır. Ziyaretçiler stand da sunulan ürünleri daha yakından bakmak için, neler sunulduğunu görmek için ve kendisi için bir şeylerin olup olmadığına bakmak için stantları ziyaret ederler.
Yaratıcılığın amacı koridordan geçenleri standın önünde durdurmamaktır. Kullanılan grafikler, alınlık yazıları, renkler, posterler, logolar, bayraklar dikkati çekecek bazı unsurlardır. Raflar, askılıklar standınıza hem çekici hem de kullanışlı bir görüntü vermelidir. Gösteriler ve modeller daha ikna edici olup akılda kalıcılığı artırır. Büyük gösteriler yapmak küçük firmalar için zordur. Ancak, ürünlerinizi daha iyi yerleştirmenizi sağlayacak çeşitli yollar vardır. Bunlar şöyle sıralanabilir.

• Fuarda sergilenecek ürün sayısını sınırlı tutun
• Tanıtıcı bir koleksiyon kullanın
• Değişik ürün gruplarını farklı yerlerde sergileyin
• Sergilenecek ürünlere yeterince yer verin
• Ürünlerin üstünlüklerini belirtmek için resim ve açıklayıcı yazı kullanın
• Önemli ürünleri vurgulamak için onları görünür bir şekilde yerleştirin ve spot ışığı kullanın

Katıldığınız fuarın konusu dışında ürünleri sergilememeye dikkat edin, sunduğunuz ürünlerin profesyonel bir izlenim vermesini sağlayın. Stand dekorasyonunda yerel dekoratörlerden faydalanabilirsiniz.
Grafikler bilgi vermek için ve vermek istediğiniz mesajın gücünü artırmak için önem arz eder. Grafiklerdeki yazıların açık bir şekilde anlaşılabilir olması gerekir. Hangi ülke olursa olsun o ülkenin dilinin kullanılması avantaj sağlayacaktır. Grafiklerdeki yazıların kelime sayısını sınırlayın, koridordan rahatça okunabilir olmasına dikkat edin. Kullandığınız yazıların rengi zemin renginin zıttı renkte olmalı ve kalın yazılmalıdır.
Ülke bayraklarından, önemli şahsiyetlerin fotoğrafları ve sembollerden ziyaret, ürünlerin, bu ürünlerin üretim aşamalarının ve kalite kontrolünün anlatıldığı resimler kullanın. Bazen grafikler ve afişler stand görevlilerinin anlattıklarından daha fazla bilgi verir.
ZİYARETÇİLERİN STANDA ÇEKİLMESİ

---

Fuar öncesi yapılan faaliyetler için çaba sarf etmek gerekir. Çünkü, fuar ziyaretçilerinin önemli bir kısmı önceden hazırladıkları ajandaları ile gelir. Hazırlanan plan çerçevesinde fuarda değerlendirmelerde ve alımlarda bulunurlar. Eğer firmanızın ziyaretçi ajandasında yer almasını istiyorsanız, fuar öncesi tanıtım faaliyetleri bunun en iyi yoludur. Ziyaretçiler büyük fuar organizasyonlarında zamanlarını verimli kullanmaya çalışırlar. Bu nedenle, fuar öncesinde gördükleri ve duydukları onları oldukça etkiler. Bazı firmalar yanlış bir kanaate varıp kaliteli ziyaretçilerin yalnızca fuarı organize eden şirket tarafından getirildiğini düşünürler.
Bilinçli firmalar, fuar idaresiyle bu konuda sorumluluğu paylaşmaları gerektiği, promosyon ve tanıtım faaliyetlerinin kilit konumda olduğunun farkındadırlar. Fuar öncesi yaptığınız bütün çalışmaların karşılığım fuar sırasında alırsınız.
Dikkatli seçilmiş bir fuarda alıcı potansiyeline sahip ziyaretçi sayısı fazladır. Ancak, bu durum hedeflenen müşteri kitlesini mutlaka sizin standınızı ziyaret edeceğini garanti etmez. Kurumsal ziyaretçiler daha çok önceden ilgilendikleri firmaların stantlarını ziyaret ederler. Bu nedenle, ziyaretçileri standınıza çekmek için promosyon faaliyetlerini kullanmanız gerekir.
Fuar katalogu hem fuar öncesi hem de fuar boyunca ziyaretçilerin en önemli bilgi kaynağıdır. Ayrıca, ziyaretçilerin fuarda izleyecekleri yol için önemli bir kılavuzdur. Firmalar fuarlardan sonra da kataloglardan faydalanırlar. Ürünleriniz hakkındaki bilgilerin katalogda yer alıp almadığına göz atın.
Bazı fuar organizatörleri CD olarak da katalog hazırlamaktadırlar.
Elektronik bilgilendirme sistemi sayesinde fuarın internet adresi üzerinden stand numaraları ve ürünler aranabilir. Şirketiniz adına vereceğiniz en somut mesaj kartvizitinizle sağlanabilir. Ayrıca, diğer reklam malzemeleri arasında şirket broşürleri, ürün katalogları ve fiyat listeleri yer almaktadır. En uygun broşür büyüklüğü 99x120 mm. boyutlarında olandır. Hem zarflar içine rahatlıkla sığabilir hem de ziyaretçiler çantalarında daha kolay taşıyabilirler.
Ziyaretçilerin büyük bir kısmı ürünlerle ilgili bilgi veren el ilanı ve broşür talep ederler. Ancak bu malzemeler genellikle pahalıdır ve bunları fuarda dağıtmak önemli bir maliyete neden olur. Ayrıca. dağıtılan broşürlerin ve el İlanlarının %65'lik kısmı hemen atılmaktadır.
Maliyeti düşürmek için en etkili yol fuar esnasında ziyaretçilerin isim, adres ve e-mail gibi bilgilerinin alınarak fuardan sonra internet yoluyla veya postayla tanıtıcı el ilanlarını ve broşürleri göndermektir. Sizden özellikle yazılı bilgi verici malzeme isteyen ziyaretçiler firmanıza olan ilgisini gösterir. Bu ziyaretçilerin fuar sonrasında takip edilmesi gerekir. Ayrıca, broşürler ziyaretçilerin bürolarına ulaştıktan sonra okunma olasılığı daha fazla artmaktadır.
Pazar ve ürün sektörüne göre tanıtım faaliyetleri mutlaka pahalı olmak zorunda değildir. Etkili, pahalı olmayan ve profesyonel bir görüntü veren ürün ilanları hazırlanmalıdır. Ürünün resmi ilana iliştirilebilir. Stand numaranızı, fuarın tarihi ve standınızın yerini belirtmeyi unutmayın. Yazıyı yazdığınız dilde hata yapmaktan kaçının ve yeterince teknik detaya yer verin. Muhtemel müşterileriniz sunduğunuz kolaylıklarla ve sahip olduğunuz bilgiyle ilgilenmektedir. Şirketinizin kuruluş hikayesi onları daha az ilgilendirecektir. Ziyaretçilere hediye verilmesi firmaların akılda kalmasına, tanınmasına ve bilinir bir firma olmasını sağlar. Dinamik hediye ve eşantiyonlar, fikir ve yaratıcılık gerektirir. Hedef müşteri kitlesinin en çok neye ihtiyacı olduğu düşünülmeli ve verilecek hediye ürünle bağlantılı olmalıdır. Ayrıca, web sitesi kullanılarak ziyaretçilerin faaliyetleriniz hakkında bilgi sahibi olarak standınızı ziyaret etmeden sağlanabilir. Hediyeler ziyaretçiler için bir ödül olarak veya katılımlarını takdir edilmesi şeklinde kullanılmalıdır.
Bireysel katılımcı firmalar için konusunda uzman bir dergiye ilan vermek oldukça pahalıdır. Ticari dergiler sektörlerindeki en önemli etkinlikleri bildirmeye çatışırlar. Yayıncılar yeni eğilimler gelişmelerden haberdar olmak için fuar organizatörlerine ve fuar katılımcılarına bağımlıdır.
Fuar idaresi gazete ve dergilere ulaşmada en etkili kanaldır. Fuarlarda bir ülkenin bir çok firmasıyla fuara katılması tek bir firmadan çok daha fazla dikkat çekmektedir. Gazetelerde ve dergilerde çıkan haberler ücretsiz reklam niteliğinde olmasına rağmen, haberin içeriği, çıktığı tarih ve formatı çok önemlidir.
Fuar öncesinde hedeflenen müşteri grubuna gönderilen e-postalar sizin fuardaki varlığınızdan birçok kişinin haberdar olmasını sağlar.
İlk etapta fuardan yaklaşık 10 hafta Önce potansiyel alıcılara e-posta gönderin, ikinci e-postayı ise fuardan yaklaşık 3 hafta önce hatırlatma maksadıyla gönderin.
Etkili posta ve e-posta için çeşitli ipuçları:
• Bir kişiye e-posta gönderin. Eğer isim bilmiyorsanız satın alma müdürüne e-posta gönderin.
• Kusursuz, kısa, özlü. açık ve ticari dilde yazın.
• Ziyaretçinin İlgisi üzerine yoğunlaşın.
• Ziyaretçinin kendi dilinde İngilizce yazın
• Postanızın veya e postanızın tanıtım broşürünüzü içerdiğinden emin olun.
Posta ve e-posta göndermek için gerekli bilgi kaynaklar şunlardır:
• Bilinen müşteriler
• Yerel dış ticaret kuruluş
• Diğer ülkelerdeki dış ticaret müşavirlikleri
• Hedef ülkedeki ithalat yöneticilikleri
• Bir önceki fuarın ve benzer fuarların katılımcı listeleri
• Hedef ülkedeki ithalat tanıtım ofisi
Posta ve e-posta gönderildikten sonra telefonla yapılacak bir görüşme etkinliği artıracaktır. Telefon görüşmesinin ticari ve teknik bilgisi yüksek bir personel tarafından yapılmışı gerekmektedir. Bu telefon görüşmesini fuardan 2-3 hafta önce yapın. İyi sonuçlar alabilmek için Potansiyel müşteri olabilecek firmalara yönelmek ve bu firmalarla ilgili bilgi toplamak gerekir.

FUAR ORGANİZATÖRLERİ SİZİN İÇİN NE YAPABİLİR

---

Fuar katılımı yurt dışı pazarlarla iletişim kurmakta en basınlı ve en etkili yol olmasına rağmen, en kolay yol değildir. Ancak emli bir yardımcı vardır: fuar organizatörü.
Fuar idaresinin sizin başarınızı sizin kadar istemesi için üç neden vardır:
1. Sizin gelecek dönemlerdeki fuarlara da katılımınızı sağlamak
2. İyi hazırlanmış bir fuar ile ziyaretçilerin gözünde fuarın değerini artırmak
3. İyi bir fuar geçiren katılımcıların bunu çevrelerine anlatmaları.
Fuara katılanlar genellikle iki idari yapıyla karşı karşıyadır: fuar yöneticisi ve salon müdürü. Salon müdürü teknik konulardaki sorumludur, fuar yöneticisi fuara hazırlık aşamasında firmaların yardımcısıdır. Fuar yöneticisi, değişik konularda yardımcı olabilir. Bu konular aşağıda sıralanmıştır:
•Pazar hakkında bilgilendirme
•Katılımcı firmaların profili
•Standınız için uygun yer
• Stand inşasında görevli olanlara tavsiyeler
•İlgili dergilerin adresleri
• Katılım kuralları
Fuara basının ilgisi bütün katılımcı firmalar için ücretsiz reklam fırsatı verir. Fuar idaresi, katılımcı firmalardan aldığı bilgileri uygun medya kanallarına yönlendirir.

NAKLİYE VE GÜMRÜKTE BEKLEYEN RİSKLER
Yurt dışında fuara katılacak bir firma için en önemli konulardan bir tanesi bütün hazırlığın yapılmasından sonra fuara tam zamanında katılabilmektir. Ürünlerin zamanında ulaşmaması firmaların en büyük korku sudur. Ürünlerin zamanında fuar alanına ulaşmaması her ne kadar uyku kaçırsa da ürünsüz bir standın oluşmasına engel olamaz. Fuara katılacak firma para tasarrufu sağlamak amacıyla paketleme, yükleme ve gümrükle ilgili bazı önerileri dikkate almayarak hayal kırıklığına uğrar.
Risklerden kaçınmak için aşağıdaki önerileri göz önünde bulundurmak gerekir.
• Bütün detaylar hakkında bilgilendirildiğinize emin olun.
• Kendi alanında iyi ve ünlü olan bir nakliye firmasını tercih edin.
•Nakliye firmasına tarihler, yükleme ve teslimat hakkında bilgiler verin.
• Sevkiyat zamanını iyi belirleyin.
• Gecikmelerden kaçınmak için nakliye tutarının bir kısmım önceden ödeyin.
• Malzemelerinizin fuar başlamadan 10 gün önce fuar alanına ulaşmasını sağlayın.

Uzman bir nakliye firması bulmak gerekmektedir. Bu firmanın sektöründe iyi ve tanınmış bir şirket olduğuna dikkat edin. Fuarın düzenleneceği ülkeye gitmeden önce fuarda sergilenecek ürünlerin ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin. Sergilenecek ürünlerin fatura, paketleme bilgileri gibi detayları kendinizle birlikte götürün. Sonradan bu bilgilere ihtiyacınız olacaktır, iyi bir nakliye firması aşağıdaki özelliklere sahiptir.
• Tam anlamıyla uzman olmalıdır
• İyi bir iletişim sistemine sahip olmalıdır.
• Fuardan önce nakliye bilgilerini vermelidir.
• Paketleme ve etiketlemeyi ilgili gerekli talimatları yerine getirmelidir.
• Son tarihlere dikkat etmelidir.
• Gümrük rejimine hakim olmalıdır.
• Nakliye aşamasında risklerden kaçınmalıdır.
• Dönüş nakliyesin! de aynı şekilde gerçekleştirmelidir.
• Fuar alanındaki acenteyle iletişim halinde olmalıdır.
Fuar alanındaki acentenin çeşitli fonksiyonları vardır. Bunlar şöyle sıralanabilir:
• Gümrükteki resmi işlemlerin sorunsuz tamamlanmasını sağlar
• İthalatla ilgili kolaylıklar sağlar
• Fuar alanına giriş, depolama, soğutma, paketleme malzemelerinin taşınması,ürün örneklerinin düzenlenmesi gibi konularda yardımcı olur.
Bir veya daha fazla acente fuar idaresi tarafından belirlenmektedir. Bazen bu acentelerin ülkenizde ofisleri bulunmaktadır. Bu acenteler uygun nakliye firmasının bulunmasında yardımcı olurlar. Fuarda yetkili acenteyle birlikte geçici gümrüksüz ithalat için görüşme yapılmalıdır.
Gümrükte vergi ödemekten kaçınmak için, malların kendi ülkemize geri dönmesi veya başka bir ülkeye tekrar ihraç edilmesi gerekir. Esas olarak, sergilenecek mallar ülke içerisinde satılmışsa veya bedelsiz verilmişse gümrük idaresi ithal malları üzerine vergi koyma hakkına sahiptir.
Fuar acentesi, gümrük prosedürleri ve maliyetler konusunda bilgi verebilir. Ürünlerin ağırlığını ve değerini olduğundan düşük göstermeyin, satış niyetinizi gizlemeyin, ürünlerinizi gümrükten kaçak olarak geçirmeye çalışmayın. Eğer gerekiyorsa, sağlık sertifikası, lisanslar, kalite sertifikaları bulundurun. Paketleme yüksek kalitede yapılmalı, en yüksek korumayı sağlamalı, kolay açılıp kolay kapanmalıdır. Eğer sergilenecek ürün örneklerini başka bir yere de götürecekseniz paketler tekrar kullanılabilir olmalıdır. Kırılgan ürünleri ayrıca bir kez daha paketlemek gerekir. Paketlemede kullanılan malzemeler Avrupa Birliği çevre standartlarına uygun olmalıdır. Kutu veya paketler birden fazla kişi tarafından işaretlenmelidir. Sizin daha iyi ve daha çabuk tanınanız için stikır yapıştırılmalı veya belli bir renkle işaretlenmelidir. İşaretleme aşağıdaki özelliklere göre yapılmalıdır.
• Firmanızın ismi
• Fuarın adı
• Ülke ismi Salon ve stand numarası
• Fuar idaresine bağlı acentenin ismi
• Cm. olarak boyutları
• Brüt ve net ağırlıklar
• Paketlerin belli bir sırayla numaralandırılması


FUAR ESNASINDA NASIL VERİMLİ ÇALIŞILIR
Fuar esnasında müşterilerle kurduğunuz irtibat, onlardan aldığınız talepler, pazar hakkında edindiğiniz bilgiler, hedef pazarın ihtiyaçları ve istekleri gibi konular önem arz eder.
Bir çok firma "O ürün bende de var" sözünü kullanmaktan oldukça mutluluk duyar. Bu söz firmaların benzerliğini vurgulayan bir pazarlama yaklaşımıdır. Bir çok firmanın katıldığı fuarlarda diğerlerine göre ön planı çıkan az sayıda firma mevcuttur.
Ziyaretçilerin aklında kalıcılığı artırmak için sizi farklı kılan yönlerinizi vurgulamanız ve ziyaretçilerin sizden "neden" satın almaları gerektiğim vurgulamanız gerekir. Bütün firma planların promosyonların, stand ve stand görevlilerinin merak uyandırmaya ve etki yaratmaya yönelik çalışması gerekir.
Sizin ve müşterinin kaybedecek çok fazla zamanı yoktur. Bir taraftan verimli ve etkin çalışmak isterken diğer taraftan müşterilere en iyi bilgiyi ve profesyonel izlenimi vermeye çalışırsınız. Bunu sağlamak için çeşitli yollar vardır. Aşağıda bunlara değinilmiştir.
Stand görevlilerinin sayısı standın büyüklüğüne, beklediğiniz ziyaretçi sayısına ve ziyaretçilerin beklentilerine göre belirlenir. Büyük stantlarda müşterilerin dikkatin! çekmek için fazla sayıda temsilci görevlendirilebilir. Küçük stantlarda bir temsilci görevlendirilebilir.
Ancak, ideal olan iki temsilcidir. Zira temsilcilerden biri stanttan ayrılıp fuarı gezip pazar çalışması yapabilir ve bilgi toplayabilir.
Her sabah yaklaşık bir buçuk saat kendinizi yeni ortama alıştırın. Standınızı kontrol edin. Belgelerinizi hazırlayın. İlk gün, çevreniz hakkında bilgi sahibi olmak için önemli ölçüde zaman harcayabilirsiniz. İnisiyatifi elinize alın ve olumlu bir tutum gösteriri. Ziyaretçiyle yüz yüze iletişim kurun, konuşmaya gülümsemeyle ve iyi bir karşılamayla başlayın. Enerjik ve canlı bir hava verin. Gelen kişiye ilgi gösterin. Standa beklerken sınırlı sayıda yemek yiyin, yeterli sıvı tüketin ve sigara içmekten kaçının. Stand alanın' temiz ve düzenli tütün. Susuzluk ise diğer önemli problemdir. Stand alanında çalışırken başta su olmak üzere mümkün olduğunca içecek tüketmek gerekir. Su haricindeki diğer yiyecek ve içeceklerin standarda yer almaması gerekir. Çünkü yüz yüze yapılan temaslarda olumlu imaj oluşmasını engeller, stantd görevlilerinin sağlık açısından uygun ürünler tüketmeleri ve özellikle iyi kahvaltı yapmaları gerekir. Stand özel ihtiyaçlara cevap vermeli ve insanın hareketlerini engelleyecek nitelikte olmamalıdır.
En yüksek düzeyde etkinlik için, her 9 m2'lik alanda 2 kişi çalışmalıdır. Ayrıca hem görüntü hem de güvenlik açısından stand alanında yığınların olmamasına özen gösterilmelidir.
Stand görevlileri mümkün olduğunca ayakta durmalıdırlar diğer taraftan, rahat ayakkabılar tercih edilmelidir. Hatta stand görevlilerinin kendilerim iyi hissetmeleri için bazı küçük egzersizler yapmaları tavsiye edilir.
Cep telefonları iş görüşmeleri haricinde stand alanında kullanılmamalıdır. Çünkü fuar esnasında her dakika çok önemli olup cep telefonuyla vakit kaybıdır. Yanınıza fazladan karı kalem, elektronik araçlar için p. unutmayın.
Genel satış etkinlikleriniz standa çalışan personelin sayısının yanında, onların, ziyaretçilerle olan etkileşim kabiliyeti de önem arz etmektedir. Örneğin, ziyaretçiyle yapılan bir görüşme yaklaşık on dakika sürüyorsa, bir saatte bir personel ortalama 6 görüşme yapmış olacaktır. Ancak bu durum mola vermeye ve yemek yemeye izin vermemektedir. Ayrıca, koridorda dolaşan ziyaretçilerin sayısı sürekli aynı değildir ve gün içensinde sürekli değişiklik göstermektedir, böylece stand etkinliğiniz yavaşladığında zamanınız olacaktır. Sonuç olarak, her bir stand görevlisinin saatte ortalama dört görüşme yapması en iyi hedeftir.
Fuarlarda, ziyaretçi isimlerin! ve adreslerini kaydederek fuar sonrası takip etmek ve e-mail verileriniz arasına eklemek için toplayabilirsiniz. Bu durumda, tek bir görevlinin bu isimleri verileriniz arasına girmekle görevlendirilmesi daha faydalı olacaktır. Ürünlerinizin rakiplerinden üstün taraflarım ve faydalarını özellikle belirtin. Satış mesajınız» yoğunlaştın ziyaretçinin ilgisine uygun şekilde oluşturmak etkinlik sağlayacaktır.
Ziyaretçiyle kartvizitlerinizi değiş tokuş yapmadan önce ziyaretçiden mümkün olduğunca fazla bilgi edinmeye çalışın Ziyaretçinin neyle ilgilendiğin!, firmasının niteliğini ve kendisini ve firma içerisindeki pozisyonu hakkında bilgi alın. Dürüst ve gerçekçi olun. Uydurma cevaplar ve yerine getiremeyeceğiniz sözler vermeyin.
Ziyaretçilerin önemli bir kısmı satın alma gücüyle fuara katılmaktadırlar. Bu ziyaretçiler şirketlerinin doğrudan satın almalarım gerçekleştiren veya satın alma kararlarını etkileyen kişilerden oluşmaktadır. Standınıza gelen herkesi potansiyel müşteri olarak görmek gerekir. Ayrıca, herhangi biri zaman ayırıp standınızı ziyaret ediyorsa şirketinize ve ürünlerinize karşı belirli bir seviyede ilgisi mevcuttur. Müşteride bulunan ilginin ne olduğunu bulmaya çalışın ve bunu pozitif ilişkiye dönüştürmeye çalışın.
Fuarlara katılan alıcılar benzer ürünleri karşılaştırarak en iyi ürünü aldıkları konuşarak emin olmak isterler. Ürün karşılaştırmaları personeli ilgilendirmekte olup, onlara ziyaretçilere karşı daha arkadaş canlısı, ürünler hakkında daha bilgili olmalarını ve sunumu kısa tutmalarını hatırlatmalısınız.

Avrupa'da ve Kuzey Amerika'da Yapılan fuarlarda İngilizce, iletişim için yeterli olmaktadır. Ancak, bazı zamanlar farklı aksanlar iletişimi zorlaştırmaktadır. Bu nedenle, yavaş ve açık konuşmak faydalıdır. ,
Her zaman katılımcı kimlik kartım taşıyınız. Zira stand sahibi olarak hemen dikkati çekeceksinizdir. Standa durmak yorucu olmaktadır. Bu nedenle fuarın hemen öncesinde ve fuar sırasında eğlenmek iyi bir fikir değildir. Geceleri yeterince dinlenip uyumak gerekir. Hangi promosyon aracını kullanırsanız kullanın ziyaretçilerde standınıza uğramaları için bir neden oluşturmak gerekmektedir. Birçok ürün ve hizmetin bir arada bulunduğu fuar alanlarında zaman kısıtını da göz önüne alırsak müşterilerin standınızı ziyaret etmeleri için teşvike ihtiyaçları vardır. Ziyaretçilerin birinci ilgi alanı "Yeni olan ne var?" sorusudur. Ziyaretçiler son teknolojiler, uygulamalar ve kendilerine zaman ve para kazandıracak her konuda oldukça hevesli ve meraklıdırlar. Eğer yeni bir ürününüz yoksa bile, var olan ürünlerinizin farklı yönlerim düşünmeye yönelin.
FUAR BAŞARISINI ARTIRMANIN YOLLARI
Firmaların başarılı bir fuar geçirmeleri için aşağıda kısaca belirtilen ve önceki bölümlerin özeti niteliğinde olan hususlara dikkat etmeleri faydalı olacaktır.
1. Fuara gitmeden önce araştırma yapın. Hedef müşteri kitleniz bu fuara katılıyor mu?
2.Fuara hazırlanmak için yeteri zaman ayırın. Son dakika hazırlıkları ile fuara katılmak fayda getirmeyebilir.
3.Fuar hazırlıklarına üst idare iştirak etmelidir. Patronların desteğini alan personel dah a iyi sonuç alır. 4.Daimi ve potansiyel müşterilerinize fuar öncesi e-posta ile ulaşın.
5. Fuara iştirak hedef amaçlarınızı belirleyin.
6. Bu amaç ve hedeflerinizi fuara gidecek personel ile paylasın.
7. Fuarda ürünlerinizin çalınmaması veya kopyalanmaması için yeterli tedbir alın.
8. Fuara katılacak personelinize "Fuar istihbaratı ve karşı koyma yolları" hakkında bilgi verin.
9. Fuarda yeterli sayıda personel görevlendirin.
10. Fuara katılacak personeliniz arasında iş bölümü yapın. Her birinin kendi sorumluluk alanı olsun.
11. Fuar personelinize selamlaşma, kibar tavırlar ve uygun vücut dilinin önemini vurgulayın.
12. Fuarda görevli personelinizden en az biri teknik konulara vakıf olmalıdır. (Ürünlerin imalatı, vasfı, üretim ve dağıtım zamanı, fiyatlandırma, ödeme kolaylıkları vs.
13. Fuarda görevlendirilecek personeli unvanına göre değil becerikliliğine göre seçin.
14. Fuar esnasında personelinizi kontrol edin. Hatalı davranışların hemen önüne geçin.
15. Fuar personelinizin kıyafetlerini özenle seçin.
16. Ayakkabı, saç ve aksesuarlar insanların dikkatini çeker. Personeliniz pek çok kişi ile el sıkışacağından tırnak bakımı ihmal edilmemelidir.
17. Fuar esnasında temiz ağız ve dişler firmanızın ve personelinizin kalitesin vurgular.
18. Personeliniz ile fuar aranda sorulabilecek ve verilebilecek cevaplar hakkında ön çalışma yapın.
19. Fuar idaresi ile irtibatı sağlamak üzere bir irtibat personeli bulundurun. İdare ile ilişkilerinizin gelişmesi fuardan alacağınız verimi artıracaktır.

GRUP ÇALIŞMASI SİZİN YARARINIZA ÇALIŞABİLİR Mİ?
Yurt dışında fuara katılmak için uygun yol grup olarak veya kolektif katılmaktır. Bu toplu katılım genellikle ticareti geliştirme örgütleri tarafından yapılmaktadır. Toplu katılımların çeşitli avantajları vardır. Zira büyük ölçekli katılım maliyetlerin düşmesini sağlar. Ayrıca, sergilenecek ürünlerin nakliyesi ve tur boyunca kalınacak otellerin fiyatlarında indirim sağlar. Katılımın iletişim avantajları da vardır. Aynı ülkeden bir çok firmanın birlikte katılımı fuar basının da dikkatini çekmektedir. Bazı dolaylı faydaları da vardır. Çünkü, milli katılımın olduğu fuarlarda ileri gelenlerin ve ziyaretçilerin standınızı ziyaret etme olasılığı artar. Bazı firmalar açısından ise bu avantajlar dezavantaja dönüşebilmektedir. Zira, firmanın kendi kimliğini kaybetmesine ve sunumda bağımsızlığını yitirmesine neden olmaktadır. Toplu katılımların hazırlık aşaması uzun sürmektedir. Fuar öncesinde toplu katılımı sağlayan kurumla iyi bir şekilde iletişim kurulmalıdır.

İŞ TAKİBİ
Fuarda kurulan temas yalnızca satışın oluşmasını sağlayacak sürecin başlamasını veya randevu alınmasını sağlar. Satıcı olarak iş takibinin yapılması gerekmektedir. Bunun için azim ve kararlılık gerekmektedir. Çünkü, bazen sonuca ulaşmak bir yıldan fazla zaman almaktadır. İş takibi için söz vermişseniz sözünüze sadık kalın zira sessiz kalmanın hiç bir faydası yoktur. İş takibinde başarısız olmak firmanızın itibarını zedeleyebilir. İş takip süreci ziyaretçi kaydıyla başlar. Ziyaretçi kayıt formu hazırlanarak ziyaretçi bilgileri toplanır. Ziyaretçi iletişim formu hayati bilgi kaynağıdır. Ayrıca ziyaretçinizin üzerinde profesyonel bir izlenim bırakır. Gelen ziyaretçinin kim olduğunu çok çabuk belirleyebilmenizi sağlar.
Standınızda bıraktığınız iyi izlenimden sonra hemen iş takibine geçmek gerekir. Çabuk iş takibi üç avantaj sağlar:
1. Rakiplerinizin önünde olursunuz.
2. Profesyonel bir izlenim yaratır.
3.Ciddi bir ortak olduğunuzu ortaya koyar.

Gerekli olan bilgileri hemen elde edebilmek için bulunduğunuz ülkede ziyaretçiye geçici bir form gönderin. Ayrıca, ziyaretçiyle yapacağınız bir telefon görüşmesi size önemli bir şans sağlar. Fuarın bitmesinden sonra bir kaç gün daha kalarak müşteriyi ziyaret edebilirsiniz. Aşağıdakileri akılda tutmak gerekir:
• Müşterinizin ilgisine çabuk tepki vermek gerekir.
• Asıl cevabı vermek zaman alacaksa, kısa bir ön cevap gönderin.
• Telefonla iş takibi yapın
• Alıcıyı şirketinize davet edin
• Ne söz verdiyseniz getirin.
DEĞERLENDİRME
Fuar sonrası yapılacak işleri fuar öncesinde gözden geçirmek fuardan daha fazla verim alınmasını sağlar. Fuardaki görevlendirmeler, fuar raporu, ziyaretçi profillerinin eksiksiz hazırlanması ve fuarda alınan İlgilerin fuar sonrası doğru kullanılması için aşağıdaki noktaların unutulmaması gerekmektedir.

1. Ziyaretçi bilgi fişlerin hazırlanması. Fuar standına gelip ürünleri inceleyen ve sorular soran ziyaretçiler çok değerli bilgi kaynaklarıdır. Ürünün tarzı, rengi, imal tekniği, ham madde bileşenleri gibi teknik konulardaki soruları nasıl bir ürün aradıklarını belirtir. Bu istekler, firma bilgileri ile beraber fuar öncesi hazırlanan bilgi fişlerine kaydedilmeli ve bu bilgi fişleri mutlaka bir yerde muhafaza edilip fuar sonrası değerlendirmede kullanılmalıdır.
2. Fuar süresinde günlük değerlendirmenin yapılması. Fuar personeli her akşam fuar çıkışı toplanıp günlük fuar değerlendirmesi yapmalıdır. Fuar alanındaki sorunlar tartışılmalı, o günkü dokümanlar dosyalanmalı ve diğer günkü fuara hazırlıklı gidilmelidir.
3. Fuar standınızı ziyaret edip bilgi fişi dolduran firmaya teşekkür e-postası gönderiniz. Fuarda ziyaretinize gelen tüm firmalara fuar bitiminden hemen sonra teşekkür e-posta mesajları gönderiniz. Gelecekteki işbirliğiniz için güzel bir jest mahiyetindedir.
4. Fuarın istatistik değerlendirmesi. Fuar esnasında yeterli istatistiki bilgilerin doğru olarak toplanması gerekmektedir. (Fuara gelen ziyaretçi sayısı, firma standına gelen ziyaretçi sayısı, rakip firmaların stantlarından gelen ziyaretçiler ve profilleri, standa gelen kişilerin değerlendirmesi vb.) Fuar esnasında tam olarak hangi bilgilerin toplanacağının önceden belirlenmesi ve fuar personelin bildirilmesi gerekmektedir.
5. Fuar için ayrılan bütçeye uyulması. Yurt dışındaki fuarlara katılmak özellikle gelişme olan ülkelerdeki firmalar ciddi yatırım gerektirir. Fuar sonrası kendinize paranızın iyi harcanıp harcanmadığım sormanız gerekir. Varmak istediğiniz hedeflere ulaşabildiniz mi? Gelecek sefer daha iyi ne yapılabilir? Fuardan hemen sonra bu sorulan sorun. Ancak bu değerlendirme iş takibi aşamasından da sonra yapılmalıdır. Fuar katılımı için kendi hedefleriniz! belirleyin. Bu sadece etkili bir biçimde çabalarınızı belirli bir hedefe yoğunlaştırmanın yanında, sonuçları değerlendirmek için kıstasların oluşturulmasına yardımcı olur. Amaçlar oluşturulurken gerçekçi olmak gerekir. Ticari fuar katılımlarında doğrudan satışlar en gerçekçi hedef değildir. Unutmamak gerekir ki, teknolojinin ve endüstrileşmenin hızlı bir biçimde gelişmesiyle birlikte fuarlar daha ziyade bilgi alışverişinin yapıldığı, temasların oluşturulduğu ve fikirlerin değiş-tokuşunun yapıldığı platformlar olmuştur. Sonuçlar bunları başarmak için katlanılan maliyetlerle karşılaştırılmalıdır. Bu- . maliyetler toparlanıp alınan veya beklenen sipariş sayısıyla ve tutarıyla mukayese edilmelidir. Performansınızın ölçülmesi gelecekte daha etkili ve verimli çalışmanıza yardımcı olur. Eğer yurt dışına açılmaya ve fuara katılmaya karar verdiyseniz aşağıdakileri değerlendirmeniz gerekir:

• Planınız
• Hedeflenen pazarın seçimi
• Fuarın uygunluğu
• Sunulacak ürünlerin miktarı ve seçimi
• Tanıtım faaliyetleri
• Standın yerleşimi
• Standın dizayn edilmesi
• Stand etkinlikleri
• İs takibinin yapılacağı kişi

 

 

bazı yazılar